Workflow Description — Create smenso Task from Webhook and notify Microsoft Teams

English

Title

Create smenso Task from Webhook and notify Microsoft Teams

Short Description (for n8n template subtitle)

Receive data from any app or form via webhook, automatically create a task in smenso, and notify your team in Microsoft Teams.

Full Description

This workflow listens for incoming webhook requests and automatically creates a task in your smenso project management workspace. Once the task is created, the team receives an instant notification in a Microsoft Teams channel via an Adaptive Card.

How it works:

1. The Webhook node receives a POST request from any external app, form, or system
2. The incoming data is mapped to smenso task fields (title, description, project)
3. A new task is created in the defined smenso project via the smenso API
4. Microsoft Teams receives a notification with the task details as an Adaptive Card
5. The webhook caller receives a JSON success response

Use cases:

• Connect any web form (Typeform, Elementor, Webflow) to smenso — new submission = new task
• Trigger task creation from other tools like Zapier, Make, or custom applications
• Allow external systems to push tasks into smenso without direct API access
• Keep your team informed in Microsoft Teams whenever a new task arrives

Setup requirements:

• A smenso workspace with the Integration API add-on enabled
• A smenso API token (generated in the smenso Admin Center at admin.smenso.cloud)
• Your smenso Project ID (find it by running smenso → Project → Get Many)
• A Microsoft Teams Incoming Webhook URL (create via Teams channel → Manage channel → Connectors → Incoming Webhook)

Webhook payload format:
Send a POST request to the webhook URL with the following JSON body:

{
  "title": "My Task Title",
  "description": "Task description goes here",
  "projectId": "your-smenso-project-id"
}

Note: The projectId field is optional — if not provided, the workflow uses the default project ID configured in the "Prepare Fields" node.

Deutsch

Titel

smenso Task per Webhook erstellen und Microsoft Teams benachrichtigen

Kurzbeschreibung

Empfange Daten von beliebigen Apps oder Formularen per Webhook, erstelle automatisch einen Task in smenso und benachrichtige dein Team in Microsoft Teams.

Ausführliche Beschreibung

Dieser Workflow empfängt eingehende Webhook-Anfragen und erstellt automatisch einen Task in deinem smenso Projektmanagement-Workspace. Nach der Task-Erstellung erhält das Team sofort eine Benachrichtigung in einem Microsoft Teams Channel als Adaptive Card.

So funktioniert es:

1. Der Webhook-Node empfängt einen POST-Request von einer externen App, einem Formular oder System
2. Die eingehenden Daten werden auf smenso Task-Felder gemappt (Titel, Beschreibung, Projekt)
3. Ein neuer Task wird über die smenso API im definierten Projekt angelegt
4. Microsoft Teams erhält eine Benachrichtigung mit den Task-Details als Adaptive Card
5. Der Webhook-Aufrufer erhält eine JSON-Erfolgsantwort

Anwendungsfälle:

• Beliebige Webformulare (Typeform, Elementor, Webflow) mit smenso verbinden — neue Einreichung = neuer Task
• Task-Erstellung aus anderen Tools wie Zapier, Make oder eigenen Anwendungen auslösen
• Externen Systemen ermöglichen, Tasks in smenso zu pushen ohne direkten API-Zugang
• Team in Microsoft Teams informieren sobald ein neuer Task eingeht

Voraussetzungen:

• smenso Workspace mit aktiviertem Enterprise Add-on "smenso Integration API"
• smenso API-Token (generiert im smenso Admin Center unter admin.smenso.cloud)
• smenso Projekt-ID (zu finden über smenso Node → Ressource: Project → Operation: Get Many, oder im smenso-projekt auf GUID , siehe Helpcenter )
• Microsoft Teams Incoming Webhook URL (erstellen über Teams Channel → Kanal verwalten → Connectors → Incoming Webhook)

Webhook Payload Format:
POST-Request an die Webhook-URL mit folgendem JSON-Body:

{
  "title": "Mein Task-Titel",
  "description": "Task-Beschreibung hier",
  "projectId": "deine-smenso-projekt-id"
}

Hinweis: Das Feld projectId ist optional — falls nicht angegeben, verwendet der Workflow die Standard-Projekt-ID aus dem "Prepare Fields" Node.